POM Quality Management QUẢN LÝ QUÁ TRÌNH
| QUẢN LÝ QUÁ TRÌNH |
|
QUẢN LÝ QUÁ TRÌNH Nguyễn Như Phong. Kỹ thuật Hệ thống Công nghiệp. Đại học Bách Khoa ĐHQG TP HCM.
1. Quản lý theo chức năng
Hầu hết các tổ chức sản xuất và dịch vụ được tổ chức theo hình thức kinh điển là tổ chức theo chức năng với các bộ phận chức năng như kỹ thuật, sản xuất, tiếp thị, dịch vụ, hỗ trợ, tài chánh, …Tổ chức theo chức năng tổ chức từ trên xuống và phân cấp theo hàng dọc. Các bộ phận chức năng có mục tiêu riêng của bộ phận, định hứơng theo mục tiêu chung của tổ chức. Tuy nhiên, quản lý bộ phận chức năng sẽ ưu tiên và tập trung cho mục tiêu riêng của bộ phận có thể làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến mục tiêu chung của tổ chức thường được hòan thành bởi các quá trình liên chức năng.
2. Quản lý theo quá trình
Quá trình là một tập các họat động chuyển đổi đầu vào thành một kết quả ra mong muốn nhằm đạt được một mục tiêu xác định như quá trình sản xuất, quá trình thiết kế sản phẩm, quá trình phân phối, quá trình tuyển dụng, quá trình mua hàng, ….
Mục tiêu của tổ chức thường được hòan thành bởi các quá trình lớn, phức tạp với sự tham gia của nhiều bộ phận chức năng hay gọi là quá trình liên chức năng. Ở một tổ chức, một quá trình quan trọng là tập các họat động chức năng nhằm thỏa nhu cầu khách hàng bên ngòai và đạt được mục tiêu của tổ chức.
Các họat động của quá trình tích hợp con người, máy móc, nguyên vật liệu, thông tin và năng lượng lại với nhau. Quản lý các bộ phận chức năng thường chỉ chịu trách cho các họat động thuộc chức năng của mình, chức không ai chịu trách nhiệm cho tòan bố quá trình. Vấn đề thường xảy ra khi có giao tiếp giữa các bộ phận chức năng khi vận hành quá trình. Nhằm cải tiến vận hành quá trình liên chức năng, một hình thức quản lý mới là quản lý theo quá trình.
Quản lý quá trình là họach định, kỉêm sóat và cải tiến các quá trình quan trọng trong một tổ chức bằng các nhóm quá trình thường trực. Quản lý quá trình có các đặc điểm:
Quản lý quá trình thay đổi hình thức tổ chức theo chiều dọc của quản lý theo chức năng thành hình thức tổ chức theo chiều ngang với các quá trình bao gồm nhiều chức năng liên quan đòi hỏi cái nhìn hệ thống để có thể hiểu được quan hệ phụ thuộc giữa các chức năng cũng như sự tương tác và hợp tác giữa các bộ phận chức năng.
3. Lộ trình quản lý quá trình
Lộ trình quản lý quá trình bao gồm các bước sau:
Bước bắt đầu: Lãnh đạo chọn lựa và tổ chức quá trình
Bước 1: Họach định quá trình
Bước 2: Chuyển giao quá trình
Bước 3: Vận hành quá trình
a. Chọn lựa quá trình
Một tổ chức có nhiều quá trình liên chức năng. Lãnh đạo nên chọn một số quá trình quan trọng để quản lý theo phương pháp quản lý theo quá trình. Quá trình được chọn lựa phải là quá trình quan trọng định hướng theo sứ mệnh, chiến lược cũng như các mục tiêu quan trọng của tổ chức.
Khi một quá trình đã được chọn lựa, lãnh đạo sẽ xác định sứ mệnh và mục tiêu của quá trình.
b. Tổ chức quá trình
Sau khi chọn lựa quá trình, lãnh đạo sẽ chỉ định nguời chủ nhiệm quá trình là người chịu trách nhiệm về quá trình. Với các quá trình quan trọng, trách nhiệm của chủ nhiệm quá trình là nặng nề vì người chủ nhiệm không có trách nhiệm và quyền hạn ở các bộ phận chức năng liên quan nhưng lại có trách nhiệm với lãnh đạo về toàn bộ quá trình. Người chủ nhiệm quá trình tập trung vào các công việc thiết lập quan hệ trong công việc với các thành viên trong nhóm quá trình, thiết lập các khái niệm về chất lượng cho quá trình, giải quyết các vấn đề liên quan đến các bộ phận chức năng, thúc đẩy tiến độ liên tục.
Thành viên trong nhóm quá trình gồm nhân lực từ các bộ phận chức năng liên quan, là lực lượng thường trực, với số lượng lớn nhất là 8 người cùng với một điều phối viên.
Khi đã xác định được chủ nhiệm quá trình và nhóm quá trình cần xác định rõ ràng trách nhiệm của chủ nhiệm cũng như các thành viên trong nhóm quá trình.
c. Xác định quá trình
Xác định quá trình là bước thiết lập nhiệm vụ, mục tiêu, phạm vi và các quá trình con của quá trình. Để bắt đầu, nhóm quá trình xem lại nhiệm vụ và mục tiêu quá trình xác định bởi lãnh đạo cùng các thông tin quá khứ về họat động của quá trình với các điểm mạnh, điểm yếu của quá trình. Các quá trình con chính của quá trình cũng được xác định. Phạm vi của quá trình được xác định với các câu hỏi quá trình bắt đầu từ đâu, kết thúc ở đâu, gốm những họat động nào và không gồm những họat động nào.
d. Xác định nhu cầu khách hàng, lưu đồ quá trình
Ở bước này, nhóm quá trình xác định khách hàng cả bên trong và bên ngòai của quá trình là những đối tượng ảnh hưởng bởi quá trình; xác định nhu cầu khách hàng và xếp thứ tự ưu tiên các nhu cầu này.
e. Thiết lập đo lường quá trình
Đo lường quá trình là bước đầu cần thiết để xem quá trình vận hành như thế nào để chuẩn bị cho các họat động phân tích và cải tiến quá trình. Đo lường quá trình sau đó giúp kiểm sóat quá trình và định kỳ phân tích năng lực quá trình. Đo lường quá trình nên định hướng theo các chỉ số kinh doanh của tổ chức như thu nhập, chi phí, lợi nhuận, …
f. Phân tích quá trình
Phân tích quá trình nhằm xác định các cơ hội cải tiến quá trình, xác định nguyên nhân của các vấn đề xảy ra trong quá trình. Dữ kiện quá trình được đánh giá cả về hiệu quả kỹ thuật lẫn hiệu quả kinh tế của quá trình, các vấn đề được nhận dạng bởi các công cụ như phân tích Pareto, lưu đồ quá trình. Nhằm phát hiện các cơ hội cải tiến quá trình, các câu hỏi được đặt ra cho mỗi loại hoạt động quá trình
Kết thúc bước phân tích, nhóm quá trình hiểu rõ quá trình hiện hữu, xác định rõ các vấn đề và nguyên nhân thực sự của vấn đề, đã có những ý tưởng ban đầu về cải tiến quá trình và sẳn sàng chuyển sang bước thiết kế quá trình mới hay tái thiết kế cải hay cải tiến quá trình hiện hữu.
g. Thiết kế quá trình
Thiết kế quá trình nhằm đạt được những cải tiến các chỉ số vận hành của quá trình như chi phí, chất lượng, mức phục vụ, tốc độ, thời gian. Thiết kế quá trình bắt đầu từ việc phân tích lưu đồ quá trình hiện hữu, xây dựng lưu đồ quá trình cải tiến với những thay đổi về dòng công việc, thông tin, công nghệ, con người, vị trí, mặt bằng, chính sách, …
h. Chuyển giao quá trình
Đưa một quá trình mới hay quá trình cải tiến vào họat động cần phải họach định cẩn thận cho những sự thay đổi. Quản lý một quá trình mới bao gồm thiết lập hệ thống kiểm sóat quá trình thích hợp, họach định cải tiến liên tục và đánh giá định kỳ.
TLTK Nguyễn Như Phong. Quản lý chất lượng. NXBĐHQG. 2009. ISBN: 978-604-73-1637-3.
|
